Zapytanie ofertowe

Warszawa, 17 lipca 2024 r.

Zapytanie ofertowe

Zamawiający: Fundacja Sendzimira, ul. Wiarusa 11/3, 32-087 Zielonki

Przedmiot zamówienia: promocja i produkcja cyklu sześciu ogólnodostępnych dwugodzinnych webinarów w formie paneli z udziałem ekspertów-praktyków na temat dobrych praktyk z polskich miast dotyczących utrzymania terenów zieleni miejskiej w sposób sprzyjający bioróżnorodności i budowaniu odporności miast na zmiany klimatu w okresie od 1 września do 20 grudnia 2024 r.

Webinary realizowane będą w ramach projektu „Miejskie ostoje bioróżnorodności. Utrzymanie terenów zieleni wspierające odporność miast na zmiany klimatu”, dofinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony i Gospodarki Wodnej. Udział w webinarach będzie bezpłatny dla ich uczestników.

Grupa docelowa webinarów: Webinary są kierowane do miejskich urzędników i decydentów zaangażowanych w utrzymanie terenów zieleni i wody w miastach, projektantów i architektów krajobrazu oraz innych specjalistów i przedstawicieli firm zajmujących się utrzymywaniem zieleni miejskiej.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Zamówienie obejmować będzie: 

  • przygotowanie sześciu webinarów po dwie godziny każdy, w formie cyklu, w ścisłej współpracy z Zamawiającym,
  • przygotowanie landingu wydarzenia we współpracy z Zamawiającym, z uwzględnieniem wytycznych wynikających z Instrukcji oznakowania przedsięwzięć dofinansowanych ze środków NFOŚiGW, 
  • promocję webinarów wśród grupy docelowej określonej powyżej, uwzględniającą różne kanały dotarcia takie jak: media społecznościowe i grupy zrzeszające osoby z grupy docelowej, bazę mailingową, portale o tematyce zbieżnej z tematami webinarów i/lub skierowane do samorządowców, reklamy w prasie branżowej, itp. 
  • rekrutację uczestników każdego webinaru z grupy docelowej określonej powyżej (nie mniej niż 200 osób/webinar, łącznie we wszystkich webinarach musi wziąć udział nie mniej niż 500 niepowtarzających się osób), 
  • produkcję wszystkich webinarów w formie paneli dyskusyjnych w zaaranżowanym w tym celu studio i zapewnienie nadawania online poprzez platformę Zoom, 
  • zapewnienie możliwości technicznych udziału w każdym webinarze kilku gości zewnętrznych (minimum 3 osoby) i moderatora (zapewnienie moderatora i gości po stronie Zamawiającego),
  • zapewnienie w każdym z webinarów minimum jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w czasie rzeczywistym i minimum jedną osobę odpowiedzialną za moderowanie czatu pytań i odpowiedzi,
  • zapewnienie możliwości połączeń testowych i instruktażu wideo dla prelegentów i moderatora przed realizacją każdego webinaru,
  • nagranie i montaż każdego webinaru, w celu upowszechniania poprzez media społecznościowe i stronę www Zamawiającego (nagrania będą ogólnodostępne),
  • opatrzenie wszystkich nagrań webinarów transkrypcją aby zwiększyć ich dostępność,
  • monitorowanie wskaźnika udziału w webinarach tj. liczby osób uczestniczących w każdym webinarze (nie mniej niż 200 osób/webinar) oraz liczby niepowtarzających się osób, które wezmą udział w całym cyklu (nie mniej niż 500 niepowtarzających się osób/cykl), 
  • przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu po każdym zrealizowanym webinarze oświadczenia o liczbie uczestników webinaru w formie zestawienia osób (imię i nazwisko) wraz z podaniem ich afiliacji oraz dodatkowego oświadczenia (nie później niż w dniu podpisania protokołu odbioru zamówienia) z informacją o liczbie unikalnych osób biorących udział w całym cyklu, na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego.

Wszystkie webinary winny być organizowane w ścisłej współpracy z Zamawiającym, który zapewni prelegentów (specjalistów i praktyków m.in. przedstawicieli zarządów zieleni z miast, które są liderami w zakresie wdrażania przyjaznych bioróżnorodności i retencji sposobów utrzymania zieleni, przedstawicieli środowiska akademickiego z grona autorów Standardów utrzymania terenów zieleni w miastach) oraz moderatora. Będzie też odpowiedzialny za opracowanie scenariusza każdego webinaru, we współpracy z Wykonawcą. 

Informacje dodatkowe:

Poszczególne webinary będą dotyczyć następujących tematów:

  1. Strefowanie utrzymania terenów zieleni, zmniejszanie intensywności koszenia czy grabienia.
  2. Percepcja zmian w utrzymaniu zieleni (prezentacja wyników badania przeprowadzonego w ramach projektu „Miejskie ostoje bioróżnorodności” przez firmę Biostat na zlecenie Fundacji Sendzimira z dyskusją)
  3. Bardziej świadome działania nakierowane na tworzenie stref biocenotycznych i zarządzanie nimi.
  4. Renaturalizacja obiektów wodnych.
  5. Wykorzystanie martwego drewna na terenach publicznych.
  6. Gatunki rodzime, inwazyjne i czwarta przyroda.

Każdy webinar będzie dodatkowo uwzględniać następujące tematy: 

  • rozwiązania linearne – korytarze ekologiczne,
  • adaptacja do zmian klimatu,
  • bioróżnorodność.

Termin realizacji zamówienia

Webinary zostaną zrealizowane w okresie od 1 września do 20 grudnia 2024 r. w regularnych odstępach 2-3 tygodniowych. 

Proponowany harmonogram:

webinar 1 – 05.09.2024

webinar 2 – 26.09.2024

webinar 3 – 17.10.2024

webinar 4 – 07.11.2024

webinar 5 – 28.11.2024

webinar 6 – 19.11.2024

Ostateczny harmonogram zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że pomiędzy webinarami powinno być nie mniej niż 2 tygodnie i nie więcej niż 3 tygodnie przerwy.

Wymogi dotyczące oferenta

  • Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
  • Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia umożliwiającego prawidłową realizację zamówienia, w tym posiadanie doświadczenia w przeprowadzeniu webinarów dotyczących różnych aspektów zarządzania zielenią miejską i/lub adaptacji do zmiany klimatu w formie paneli z udziałem ekspertów – minimum 18 webinarów w okresie 3 ostatnich lat,
  • Posiadanie możliwości prowadzenia skutecznej promocji i rekrutacji uczestników webinarów wśród grupy docelowej (gwarantującej osiągnięcie założonych wskaźników), np. poprzez posiadanie bazy adresów mailowych miejskich urzędników i decydentów zaangażowanych w utrzymanie terenów zieleni i wody w miastach, projektantów i architektów krajobrazu, oraz innych specjalistów i przedstawicieli firm zajmujących się utrzymywaniem zieleni miejskiej oraz zapewnienie innych kanałów dotarcia takich jak: media społecznościowe i grupy zrzeszające osoby z grupy docelowej, portale o tematyce zbieżnej z tematami webinarów i/lub skierowane do samorządowców, reklamy w prasie branżowej, itp. 
  • Posiadanie sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
  • Posiadanie odpowiedniego potencjału technicznego do wykonania zamówienia;
  • Posiadanie odpowiedniego potencjału osobowego do wykonania zamówienia, w tym dysponowania osobą posiadającą doświadczenie w obsłudze technicznej i osobą posiadającą doświadczenie w moderowaniu czatu pytań i odpowiedzi podczas webinarów;
  • Brak powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym.

Wytyczne dotyczące oferty

W ofercie należy podać:

  • Cenę brutto za całą usługę. Całkowita wartość zamówienia podana w ofercie winna zawierać wszelkie koszty związane z jego realizacją.
  • Listę zrealizowanych webinarów dotyczących różnych aspektów zarządzania zielenią miejską i/lub adaptacji do zmiany klimatu w formie paneli z udziałem ekspertów prowadzonych przez oferenta.
  • Opis posiadanych możliwości prowadzenia skutecznej promocji i rekrutacji uczestników webinarów, gwarantującej osiągnięcie założonych wskaźników wraz z podaniem konkretnych kanałów dotarcia do grupy docelowej i zasięgu każdego kanału. 
  • Dane osób pozostających w dyspozycji Oferenta/Wykonawcy posiadających doświadczenie w obsłudze technicznej i moderowaniu czatu pytań i odpowiedzi podczas webinarów (dwie osoby).
  • Oświadczenie dot. posiadania lub nieposiadania bazy danych.
  • Oświadczenia o spełnianiu wymogów dotyczących oferenta.

Ofertę należy złożyć na wzorze stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

Kryteria wyboru oferty

Fundacja Sendzimira informuje, iż w niniejszym postępowaniu wprowadza następujące kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty: 

  • Cena: 50%

Punkty w ramach kryterium cena będą przyznawane wg następującej formuły: 

C n = C min / C r  x 100 x 50%

C min – cena minimalna w zbiorze stanowiąca wartość brutto Zamówienia

C r – cena oferty rozpatrywanej stanowiąca wartość brutto Zamówienia

C n – liczba punktów przyznana ofercie

W ramach kryterium wartość brutto oferty w PLN można uzyskać maks. 50 pkt.

  • Potencjał rekrutacyjny oferenta: 30%

Punkty w ramach kryterium potencjał rekrutacyjny oferenta przyznawane będą w następujący sposób:

W ramach kryterium ocenie podlegać będzie wielkość bazy mailingowej jaką dysponuje Oferent. Pod uwagę będzie brana liczba rekordów (adresów email), którymi w ramach posiadanej przez siebie bazy dysponuje oferent, która będzie wykorzystywana w ramach promocji i rekrutacji przy realizacji zamówienia. Pod uwagę należy wziąć adresy email wyłącznie osób z grupy docelowej tj. miejskich urzędników i decydentów zaangażowanych w utrzymanie terenów zieleni i wody w miastach, projektantów i architektów krajobrazu, oraz innych specjalistów i przedstawicieli firm zajmujących się utrzymywaniem zieleni miejskiej.

Punkty w ramach kryterium będą przyznawane wg następującej formuły: 

B n = B r / B min x 100 x 30%

B min – minimalna w zbiorze liczba rekordów posiadanych przez oferenta 

B r – liczba rekordów posiadanych przez oferenta w ofercie rozpatrywanej

B n – liczba punktów przyznana ofercie

W ramach kryterium potencjał rekrutacyjny oferenta można uzyskać maks. 30 pkt.

W celu weryfikacji spełnienia kryterium oceny ofert potencjał rekrutacyjny oferenta, Oferent zawrze w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania oświadczenie, z którego wynikać będzie jaką liczbą rekordów w ramach posiadanej bazy mailingowej dysponuje. Brak uzupełnienia oświadczenia, lub brak posiadania bazy  mailingowej spowoduje nie przyznanie punktów za to kryterium.

  • Potencjał promocyjny oferenta: 20%

Punkty w ramach kryterium potencjał promocyjny oferenta przyznawane będą w następujący sposób:

W ramach kryterium ocenie podlegać będzie potencjał promocyjny jakim dysponuje Oferent, który zamierza wykorzystać do realizacji zamówienia. Pod uwagę będzie brany łączny zasięg wszystkich kanałów dotarcia wskazanych w ofercie (innych niż baza kontaktów), którymi dysponuje oferent i które będą wykorzystywane w ramach promocji i rekrutacji przy realizacji zamówienia. Pod uwagę należy wziąć wyłącznie kanały dotarcia do osób z grupy docelowej tj. miejskich urzędników i decydentów zaangażowanych w utrzymanie terenów zieleni i wody w miastach, projektantów i architektów krajobrazu, oraz innych specjalistów i przedstawicieli firm zajmujących się utrzymywaniem zieleni miejskiej. Przykładowe kanały to: media społecznościowe i grupy zrzeszające osoby z grupy docelowej, portale o tematyce zbieżnej z tematami webinarów i/lub skierowane do samorządowców, reklamy w prasie branżowej, itp.

Punkty w ramach kryterium będą przyznawane wg następującej formuły: 

P n = P r / P min  x 100 x 20%

P min – minimalna w zbiorze liczba odzwierciedlająca łączny zasięg kanałów dotarcia do grupy docelowej (innych niż baza kontaktów) jakim dysponuje Oferent i które zamierza wykorzystać przy realizacji zamówienia

P r – liczba odzwierciedlająca łączny zasięg kanałów dotarcia do grupy docelowej (innych niż baza kontaktów) jakim dysponuje Oferent i które zamierza wykorzystać przy realizacji zamówienia w ofercie rozpatrywanej

P n – liczba punktów przyznana ofercie

W ramach kryterium potencjał promocyjny oferenta można uzyskać maks. 20 pkt.

W celu weryfikacji spełnienia kryterium oceny ofert potencjał promocyjny oferenta, Oferent poda w pkt. IV formularza ofertowego informację o konkretnych kanałach dotarcia do grupy docelowej wraz z podaniem zasięgu każdego kanału oraz dołączy do oferty dokumenty potwierdzające podane zasięgi np. screeny z mediów i/lub grup społecznościowych, analityki stron www, informację wydawcy o nakładzie pisma itp.  Brak jednoznacznego opisu w pkt. IV oraz dokumentów, z których jasno wynika podany zasięg danego kanału dotarcia spowoduje nie przyznanie punktów za kryterium doświadczenie.

Składanie ofert

Oferty prosimy przesyłać drogą mailową do dnia 26 lipca 2024 r. do godziny 12:00 na adres: office@sendzimir.org.pl

Wyjaśnienia i zastrzeżenia

Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji doświadczenia Wykonawcy zadeklarowanego w oświadczeniach w ofercie poprzez wezwanie Wykonawcy do udokumentowania tegoż doświadczenia poprzez przesłanie Zamawiającemu dokumentów z których jednoznacznie wynika, że złożone oświadczenie jest zgodne ze stanem faktycznym. Dokumentami takimi mogą być: referencje i/lub protokoły odbioru usługi i/lub dokumenty równoważne, zanonimizowane wyciągi lub screeny bazy danych itp. Brak dostarczenia dokumentów na wezwanie Zamawiającego jest równoznaczny z wyłączeniem oferty z oceny.

Wybrana zostanie oferta opiewająca na kwotę nieprzekraczającą środków przeznaczonych na realizację usługi w budżecie projektu.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.

W każdym czasie postępowania ofertowego dotyczącego wyboru Wykonawcy, Zamawiający ma prawo do jego zakończenia bez wyboru jakiegokolwiek Wykonawcy. Oferentom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.

Wszelkie pytania dotyczące oferty proszę kierować na adres: karolina.maliszewska@sendzimir.org.pl

Załącznik