Warszawa, 6 marca 2024
Zamawiający: Fundacja Sendzimira, ul. Wiarusa 11/3, 32-087 Zielonki
Przedmiot zamówienia: Usługa cateringowa (bufet kawowy, lunch i lunchbox) dla osób uczestniczących w konferencji „Dobre praktyki zielonych liderów samorządowych i pozarządowych”. Konferencja jest dofinansowana ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, a organizowana przez Fundację Sendzimira we współpracy z Politechniką Krakowską i Zarządem Zieleni Miejskiej w Krakowie.
Miejsce realizacji: Klaster Innowacji Społeczno-Gospodarczych Zabłocie 20.22 Zabłocie 22, 30-001 Kraków
Termin: 16/17 maja 2024 r.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zamawiający przewiduje maksymalną liczbę osób: 110
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi cateringowej na potrzeby osób uczestniczących w konferencji „Dobre praktyki zielonych liderów samorządowych i pozarządowych”. Catering obejmuje:
- całodzienny bufet kawowy 16 maja 2024 (godz. 10:30-18:00),
- bufet kawowy w dniu 17 maja 2024 (godz. 9:00-12:00),
- lunch w postaci bufetu szwedzkiego w dniu 16 maja 2024,
- lunchbox “na drogę” dla każdego uczestnika w dniu 17 maja 2024.
Bufet kawowy będzie zawierał:
- kawę parzoną (nierozpuszczalną) z certyfikatem fairtrade podaną w termosach lub ekspresie,
- wybór herbat (min. klasyczna czarna, Earl Grey, zielona, owocowa) w torebkach + wrzątek do herbaty,
- cukier, mleko do kawy (w tym zwykłe, bez laktozy, roślinne), cytryna w plasterkach
- wodę niegazowaną serwowaną w dzbankach z plasterkami cytryny,
- soki, minimum dwa rodzaje (w proporcjach 50% do 50%) serwowane w dzbankach,
- ciasto domowe min. dwa rodzaje,
- różnorodne owoce (w tym owoce suszone i bakalie) – zestaw owoców do uzgodnienia z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że musi on zawierać minimum dwa rodzaje owoców,
- przekąski słone np. kanapki, tortille, tartaletki, sałatki, minimum dwa rodzaje.
Lunch powinien obejmować:
- przystawkę,
- zupę,
- drugie danie (minimum 2 rodzaje dania głównego do wyboru).
Lunchbox zapakowany w papierową torbę powinien obejmować posiłek łatwy do transportu i zjedzenia w drodze: słona opcja (np. kanapka, tortilla, bajgiel), słodka przekąska (drożdżówka, ciastko) dodatkowo owoc (np. jabłko, banan) oraz woda w szklanej butelce.
Zamawiający akceptuje wyłącznie dietę wegetariańską (tj. opartą na warzywach i nabiale bez mięsa, drobiu i ryb) oraz preferuje korzystanie z produktów sezonowych i lokalnych.
Wykonawca zapewni transport cateringu, obsługę kelnerską, pojemniki na żywność, kwiaty/dekoracje naturalne, zastawę i sztućce. W ramach usługi stosowana będzie jedynie zastawa wielorazowego użytku (szkło, porcelana). Po stronie Wykonawcy jest organizacja, aranżacja i dekoracja wyznaczonej przez Zamawiającego (w porozumieniu z zarządcą lokalu) przestrzeni do realizacji usługi. Wykonawca dostarczy 15 stolików koktajlowych, które powinny być dostępne przez cały czas realizacji konferencji.
Wykonawca zobowiązuje się do takiego spakowania resztek jedzenia (jeśli nie zostanie ono w pełni wykorzystane), by mogło zostać przetransportowane do jadłodzielni w celu dalszego wykorzystania przez osoby potrzebujące.
Wytyczne dotyczące oferty:
Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym Załącznik 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
W ofercie należy zawrzeć:
- informacje o Wykonawcy tj. NIP, REGON, dane adresowe, dane osoby do kontaktu w sprawie oferty (imię i nazwisko, adres email, telefon);
- wartość brutto za osobę za poszczególne składowe zamówienia (bufety kawowe, lunch, lunchbox);
- propozycję menu lunchu, lunchboxów oraz bufetów kawowych. Menu powinno zawierać opis poszczególnych elementów posiłku;
- krótki opis serwisu (sposób podania, obsługa i dekoracja);
- opis warunków rezerwacji (w tym płatności, możliwości i zakresu zmiany liczby osób, na rzecz których świadczona jest usługa).
Rozliczenie odbędzie się po zakończeniu realizacji usługi. Wynagrodzenie będzie wypłacone w oparciu o cenę jednostkową ujętą w ofercie na podstawie faktycznego wykonania.
Wybór ofert:
Fundacja Sendzimira informuje, iż w niniejszym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty weźmie pod uwagę następujące kryteria:
Sposób oceny ofert:
- Punkty za kryterium ceny będą obliczane w następujący sposób:
(cena brutto najniższej z ofert ÷ cena brutto ocenianej oferty)*100*50%
- Punkty za kryterium jakościowe będą obliczane na podstawie przedstawionego menu w następujący sposób:
-
- 20 punktów za menu, w którym każde danie będzie bazować na innych składnikach,
- 10 punktów za menu, gdzie te same składniki będą się powtarzać maksymalnie w trzech daniach,
- 0 punktów za menu, w którym składniki będą się powtarzać w więcej niż trzech daniach.
Jako składniki rozumiemy warzywa, kasze, makarony. Jako danie rozumie się przystawkę, zupę i drugie danie.
Dodatkowo Zamawiający przyzna 3 pkt. za każde ciasto, słoną przekąskę lub owoc ponad wymagane minimum, jednak nie więcej niż 15 pkt. w sumie.
- Elastyczność będzie oceniona przez sumę następujących wartości:
(najmniejsza spośród wszystkich ofert liczba dni przed wydarzeniem, która pozwala na zmniejszenie liczby osób ÷ liczba dni z ocenianej oferty)*100*5%
(największa spośród wszystkich ofert liczba osób, o jaką Zamawiający może zmienić wartość zamówienia ÷ liczba osób z oferty ocenianej)*100*5%
- Punkty w ramach kryterium społecznego: Wykonawca w dniu złożenia oferty zatrudnia co najmniej jedną osobę z grupy zagrożonej wykluczeniem społecznym – 5 pkt.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
Składanie ofert:
Oferty prosimy przesyłać drogą mailową do dnia 14 marca na adres e-mail: agata.czaplarska@sendzimir.org.pl
Wszelkie pytania dotyczące oferty proszę kierować na w/w adres e-mail.
Załącznik 1.
